Defenisi Public Relation

1. DEFINISI PUBLIC RELATIONS

Untuk mengkaji definisi public relations, dalam hal ini hanya akan diambil beberapa definisi yang sering dikutip para ahli komunikasi, dan pada prinsipnya sering digunakan dalam aplikasi Public Relations dalam kehidupan organisasi sehari-hari. Definisi yang akan diangkat antara lain
:

1) Definisi PR menurut The British Institute of Public Relations (IPR)

PR adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dalam segenap khalayaknya.

Analisis

• Upaya yang terencana dan berkesinambungan – ini berarti, PR adalah suatu rangkaian kegiatan yang diorganisasikan sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya ini berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Jadi, PR sama sekali bukanlah kegiatan yang sifatnya sembarangan atau dadakan.
• Tujuan utamanya adalah ‘menciptakan dan memelihara saling pengertian – maksudnya adalah untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan.

2) Definisi PR menurut Frank Jefkins

PR adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.

Analiis

• Bagian pertama dari definisi ini sama seperti yang telah diutarakan oleh IPR. Hanya saja unsur tujuannya lebih diperinci, yaitu tidak hnya terbatas pada saling pengertian saja, melainkan juga berbagai macam tujuan khusus lainnya yang sedikit banyak berkaitan dengan saling pengertian itu. Tujuan-tujuan khusus itu meliputi penanggulangan masalah-masalah komunikasi yang memerlukan suatu perubahan tertentu, misalnya mengubah sikap yang negatif menjadi positif.
• PR menggunakan metode manajemen berdasarkan tujuan. Dalam mengejar suatu tujuan, semua hasil atau tingkat kemajuan yang telah dicapai harus bisa diukur secara jelas, mengingat PR merupakan kegiatan yang nyata.

3) Definisi PR dari Pernyataan Meksiko (The Mexican Satement)

Pertemuan asosiasi-asosiasi PR seluruh dunia di Meksiko City pada bulan Agustus 1978, menghasilkan pernyataan mengenai definisi PR sebagai berikut: ”Praktik PR adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan konsekuensinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan kepentingan khalayaknya’.

Analisis

Aspek-aspek terpenting dari definisi internasional ini terletak pada bagian awal dan akhir uraiannya.

• Pernyataan Meksiko tersebut menyinggung soal ‘menganalisis kecenderungan’, yang mengisyaratkan bahwa kita juga menerapkan teknik-teknik riset sebelum merencanakan suatu program atau kampanye PR.
• Definisi tersebut mencakup aspek-aspek PR dengan aspek-aspek ilmu sosial dari suatu organisasi, yakni tanggung jawab organisasi atas kepentingan publik atau kepentingan masyarakat luas. Setiap organisasi dinilai berdasarkan aspek terjangnya. Jelas bahwa PR berkaitan dengan niat baik (goodwill) dan nama baik (reputasi).

1. PENGERTIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN

Umumnya, aktifitas manajemen pada setiap lembaga atau organisasi berkaitan dengan usaha mengembangkan potensi dan memimpin suatu tim atau sekelompok orang dalam satu kesatuan, dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen berasal dari kata manage (bahasa latinnya: manus) yang berarti : memimpin, menangani, mengatur, atau membimbing. George R. Terry, mendefinisikan manajemen sebagai, “ …. Sebuah proses yang khas dan terdiri dari tindakan-tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya”.

Dari definisi manajemen di atas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa fungsi pokok atau tahapan-tahapan dalam manajemen merupakan suatu proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning)

Meliputi; penetapan tujuan standar, penentuanaturan dan prosedur, pembuatan rencana serta ramalan (prediksi) apa yang akan terjadi.

2. Pengorganisasian (organization)

meliputi; pemberian tugas terpisah kepada masing-masing pihak, membentuk bagian, mendelegasikan dan menetapkan system komunikasi, serta mengkoordinir kerja setiap karyawan dalam satu tim yang solid dan terorganisir.

3. Penyusunan Formasi (saffing)

Meliputi; menentukan persyaratan personel yang akan dipekerjakan, merekrut calon karyawan, menentukan job deskription dan persyaratan teknis suatu pekerjaan, melakukan penilaian dan pelatihan termasuk di dalamnya pengembangan kualitas dan kuantitas karyawan sebagai acuan untuk penyusunan setiap fungsi dalam manajemen organisasi.

4. Memimpin (leading)

Meliputi; membuat orang lain melaksanakan tugasnya, mendorong dan memotivasi bawahan, serta menciptakan iklim atau suasana pekerjaan yang kondusif – khususnya dalam metode komunikasi dari atas ke bawah atau sebaliknya – sehingga timbul saling pengertian dan kepercayaan yang baik. Menumbuhkembangkan disiplin kerja dan sense of belonging (rasa memiliki) pada setiap karyawan dan jajaran manajemen (public internal).

5. Pengawasan (controlling)

Fungsi terakhir manajemen ini mencakup; persiapan suatu standar kualitas dan kuantitas hasil kerja, baik berbentuk produk maupun jasa yang diberikan perusahaan/organisasi dalam upaya pencapaian tujuan, produktivitas dan terciptanya citra yang positif.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan olej manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke 20. ketika itu, ia menyebutkan 5 fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu :

1. Perencanaan

Perencanaan adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk memntuka tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternative sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perecanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian dilakukan dengan jalan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut.

3. Pengarahan

Pengarahan atau directing adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi.

4. Pengendalian atau pengawasan

Pengevaluasian adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Public Relations sesungguhnya sebagai alat menajemen modern secara structural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi. Artinya PR/Humas bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi kelembagaan atau organisasi tersebut alias melekat pada manajemen perusahaan.

Peranan umum PR/Humas dalam manajemen suatu organisasi itu terlihat dengan adanya beberapa aktivitas pokok kehumasan yaitu :

o Mengevaluasi sikap atau opini public

o Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi/perusahaan dengan kepentingan publiknya

o Merencanakan dan melaksanakan penggiatan aktivitas PR/Humas.

Kemudian dalam penerapan fungsi PR dalam manajemen dipergunakan konsep-konsep Manajemen PR/Humas yang diharapkan dapat menunjang aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya. Maka fungsi tersebut antara lain adanya kegiatan khas dari PR/Humas sebagai berikut :

o Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan utama perusahaan.

o Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan berbagai publik.

o Menciptakan kominikasi dua arah dengan menyebarkan pesan, informasi dan publikasi lainnya dari organisasi/lembaga yang diwakili kepada publiknya atau sebaliknya.

o Melayani publik sebaik mungkin dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan organisasi dengan tidak mengabaikan kepentingan umum.

o Bersikap bahwa tujuan dan sasarannya untuk memperoleh manfaat bersama

1. RUANG LINGKUP TUGAS DAN SASARAN KEGIATAN PUBLIC RELATIONS (HUMAS)

Ruang lingkup tugas PR dalam sebuah organisasi / lembaga antara lain meliputi aktivitas :

a. Membina hubungan ke dalam (Publik Internal)

Yang dimaksud dengan Publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasikan atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.

b. Membina hubungan keluar (Publik Eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya.

Menurut H. Fayol beberapa kegiatan dan sasaran PR adalah :

· Membangun Identitas dan Citra Perusahaan (Building corporate identity and image)

o Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

o Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan berbagai pihak.

· Menghadapi Krisis (Facing of Crisis)

o Menangani keluhan (complaint) dan menghadapi krisis yang terjadi dengan membentuk manajemen krisis dan PR Recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.

· Mempromosikan Aspek Kemasyarakatan (Promotion Public Causes)

o Mempromosikan yang menyangkut kepentingan Publik

o Mendukung kegiatan kampanye social anti merokok, serta menghindari obat-obatan terlarang, dan sebagainya.